Bild: Anna Dahlqvist Thuresson
Juni 2019 blev jag, tjugofyraåriga Anna Dahlqvist Thuresson, färdigutbildad ekonom vid Lunds Universitet. Jag lämnade kullerstensgator, studentikosa traditioner och alla mina vänner för att återvända till min favoritstad London. London, en stad som jag fick möjligheten att utforska redan som 17 åring när jag gick mitt andra år på gymnasiet på Svenska Skolan strax utanför huvudstaden. London, en stad som jag svor jag skulle återvända till så fort jag fick chansen. Jag minns hur jag stod på Kastrup flygplats med tre överfyllda resväskor som jag snällt fick betala övervikt på. Jag hade packat ner hela mitt liv och alla årstiders kläder med en stor ambition om att jag bara skulle återvända till Sverige på enstaka semestrar de kommande tio åren. Jag var förhoppningsfull och spänd på vad jag skulle få vara med om, ett år på Svenska Handelskammaren i London.
Stipendiet från Stipendiefonden för Svensk Utlandsungdom möjliggjorde min tjänstgöring på Events & Programme-avdelningen vid Svenska Handelskammaren i London, en ideell medlemsorganisation med traditioner som sträcker sig tillbaka till 1906. Svenska Handelskammaren i London är en av de äldsta, mest aktiva och största svenska handelskammare i världen och bedriver sin verksamhet med fokus på sina 400+ medlemmar. Min roll på Svenska Handelskammaren var att planera, koordinera och utföra evenemang med olika teman och målgrupper. Svenska Handelskammaren i London anordnar cirka 60+ evenemang årligen vilket innebär att under de 10 månaderna som vi har en aktiv eventskalender så genomför vi minst sex evenemang per månad. Eventens utformning och storlek varierar sig mycket vilket innebär att de olika eventen kräver mer eller mindre tid.
Bild: Anna vid stipendieutdelning
När man arbetar inom eventsindustrin, oavsett om du gör det i ett kommersiellt eller ideellt syfte, så brukar man dela upp processerna i olika faser och man arbetar oftast projektbaserat. De tre faserna är Förarbetet, Utförandefasen samt Avslutande fasen. Min roll har inneburit att jag fått medverka vid samtliga faser då jag under mitt år varit dels helt ansvarig men också medansvarig för över 60+ events. Tåls och tilläggas så arbetar man med flertal evenemang under ens arbetstid vilket innebär att din arbetsdag innefattar alla faser och moment fast för olika evenemang. Trots att det inte är helt utkristalliserat så är eventmanagement ett potpurri av flertal olika komponenter som sker samtidigt, vilket innebär att man alltid måste vara minst tio steg före i processer och kunna multitaska varje dag. Eventsmanagement innebär flexibilitet, många långa timmar, detaljorientering och en utökad förmåga att balansera och prioritera. Områden som jag själv fått lära mig och utvecklats inom under min tid på Svenska Handelskammaren i London.
Under min tid vid Svenska Handelskammaren i London så har jag fått vara med och anordna flertal så kallade Business Breakfasts, vilket är intima rundabordssamtal med högprofilerade experter och gäster inom ett specifikt område, sektor och/eller industri. Syftet med Business Breakfasts är att skapa en diskussion och en möjlighet för professionella med en viss typ av erfarenhet, kunskap eller branschspecifik insyn att dela med sig om tankar och ställa frågor till andra medverkande. Dessa rundabordssamtal brukar också ha en gästtalare som inleder frukosten med en kort presentation som sedan bär grunden för efterföljande diskussion som modereras av en gäst. Dessa intima evenemang är mycket uppskattade av medlemmarna och är en väldigt bra möjlighet att knyta an till andra professionella i det svensk-brittiska nätverket. Under förarbetets gång så ansvarade jag bland annat för att ha all kontakt med talaren och moderatorn för frukosten. Jag ansvarade också för att hitta en lokal, antingen kommersiell eller en medlemsorganisation, som kunde husera oss för frukosten. Vidare översåg jag samt assisterade utskick av inbjudningar till speciella inbjudningslistor som togs fram baseras på ämnet och den diskussionen som frukosten ämnade till. Under utförandefasen så assisterade jag med registreringen och såg till så att allt rullade på som det skulle. I avslutande fasen så kommunicerar vi med alla gäster, sammanställer feedback och statistik och kommunicerar med alla intressenter som talare, moderatorer, lokaler och eventuella sponsorer.
Vidare så har jag även arbetat med olika Forum. Dessa forum har haft en större publik, innefattar fler eventsrelaterade delmoment och högre involvering av de andra avdelningarna på handelskammaren. Förarbetet inför dessa events är ofta längre än de mindre och skapar liksom Business Breakfast ett stort värde för våra medlemmar. Under min tid vid Svenska Handelskammaren anordnade vi Forum som riktade sig mot bland annat Life Science företag och investerare med focus på utveckling, medtech och kapitalökning. Life Science Forum samlade 100+ gäster för ett kvällsevenemang med fyra talare som gav presentationer som sedan avslutades med en paneldiskussion. För att exemplifiera min roll under förarbetet så ansvarade jag bland annat för all kommunikation med lokalen, sponsorer samt talare. Jag var med i de initiala samtalen med sponsorer vilket också innebar att jag fick arbeta med marknadsföringsavdelningen för att sätta standarden utifrån vad som bestämts med sponsorerna. Vidare ansvarade jag för den operationella logistiken genom att skriva en så kallad eventplan som kommunicerades internt och var grunden för hela eventets gång. Under själva utförandefasen såg jag till att eventet fortskred som planerat och att uppgifter blev gjorda i rätt tid. Jag var även ansvarig för all kommunikation med lokalens kommunikationsteam vilket innebar att jag såg till så de filmade rätt sekvenser och att ljud och ljus var som vi önskade. I avslutandefasen var jag bland annat ansvarig för att skicka personliga tack till olika intressenter som sponsorer, talare och lokalansvariga. Under samtliga faser så översåg jag all kommunikation som gick ut till gäster både före och efter eventets gång.
Bild: Life Science 2019
Utöver de businessorienterade evenemangen som Business Breakfasts och Forumen bedriver Svenska Handelskammaren även evenemang med social karaktär. Däribland den årliga jullunchen, the Annual Christmas Luncheon, som jag var högst involverad i under sex månaders tid. Trots att man skulle kunna titulera det som ett renodlat socialt evenemang så har Svenska Handelskammaren stort intresse i att främja medlemsföretag och skapa plattformar för de svensk-brittiska nätverket att mötas. Den årliga jullunchen har en djupt inrotad historia och har varit en återkommande samlingspunkt för nätverket de senaste 20 åren. Eventet samlar fler än 500 gäster för en storslagen lunch med etablerade jultraditioner. Min roll var att planera och koordinera eventet samt se det komma till liv i december. Att gå in på alla detaljer och mina uppgifter är till för en annan gång, men det var synnerligen det absolut största och mest givande eventet som jag fick ansvara för under min tid vid Events & Programme-avdelningen. Jag lärde mig mycket om struktur och hur man koordinerar olika intressenter och sponsorer, underhållning, marknadsföringsinsatser samt intern och extern kommunikation. Evenemang med fler än 500 gäster skiljer sig väldigt mycket från event med 50 gäster men en gemensam nämnare är att man måste hålla huvudet kallt och alltid ligga tio steg före.
Bild: Jullunchen 2019
Givet Covid-19 och den framrusande pandemin så fick Svenska Handelskammaren ställa om helt. Vår anpassning var snabb men det tog såklart en tid att adaptera den nya livsstilen och de nya arbetsuppgifterna som tillkom med att arbeta från hemmet. Jag har arbetat hemifrån sedan början av mars och har fått vara med om något som vi för alltid kommer komma ihåg. Omställningen var såklart omtumlande. Jag bestämde mig att åka tillbaka till Sverige efter två veckor i min och min partners 14 kvadratmeter stora lägenhet. Att lämna London, en stad som jag nu associerade med utplockade matbutiker och tysta gator, var helt rätt beslut. Med facit i hand hade jag inte velat stanna kvar trots att det kändes märkligt att packa ner en liten del av min stora packning. Vi tog det sista kommersiella flyget med Ryan Air till Göteborg samma dag som Englands regering införde lockdown. Jag minns hur vi smög på tunnelbanan och vår rädsla för att bli stoppade av polisen, osäkerheten var så påtaglig att man nästan kunde röra vid den.
Trots osäkerheten kom vi tryggt tillbaka till Sverige och började arbetet med att anpassa sig till de nya eventen. Likt många andra företag och handelskammare började vi att anordna virtuella seminarium, webinarium, och virtuella rundabordssamtal. På en veckas tid hade vi utarbetat ett grundkoncept som var anpassat till Svenska Handelskammarens mission och vision, för företag av företag. Vi hade webinarium med talare som pratade om hur man arbetar effektivt hemifrån, hur man motiverar anställda, Englands ’Furlough scheme’ om vad som gäller för permitterad personal samt olika regeringsstöd och subventioner som företag kan söka. Vidare anordnade vi större webinarium med över 150+ gäster och flera talare och moderatorer, ett av det sista eventet som jag gjorde var Emerging Stronger on the Other side med fokus på vad som händer efter Covid-19 och den stundande pandemin. Efterfrågan för events med framtidstro och engagemang var stor bland företagen och trots allvaret givet rådande situation, var folk var trötta på att höra om Covid-19 och praktikaliteterna med att arbeta hemifrån. Webinariumet, som liknade våra Forum, hade talare från olika industrier och sektorer som till exempel Hélène Barnekow, CEO på Microsoft Sweden, Nik Gowing, före detta nyhetsankare på BBC och grundare av Thinking the Unthinkable samt Roger Alm, president för Volvo Trucks. Fokus för den virtuella satsningen som Svenska Handelskammaren har gjort är såklart företagen, både webinarium och virtuella rundabordssamtal är anpassade till den varierade medlemsbasens olika behov och storlekar. Virtuella rundabordssamtal blev en förlängning av Business Breakfast-konceptet och samma processer som tidigare och samma ambitioner att skapa diskussion och värde. Det har varit extremt lärorikt att vara med under denna omvandling, se hur alla avdelningar anpassar sig och hur man kan uppnå symbios och en välfungerande stab trots de ansträngningar och utmaningar förändringen medförde.
Bild: Emerging Stronger on the other side 2020 eventposter
Avslutningsvis vill jag rikta ett stort tack till Stipendiefonden för Svensk Utlandsungdom och Karin Ehnbom-Palmquist som har gjort detta möjligt. Den tilltro som ni visar till unga professionella som tar sina första stapplande steg ut i den arbetsamma verkligheten är beundransvärd och enormt viktig. Utifrån mina egna erfarenheter är jag inte samma person som satte mig på ett flyg till London i juni 2019 som sitter och komponerar detta idag. Jag kommer för alltid känna tacksamhet för att Stipendiefonden som möjliggjorde detta. Framtiden är fortfarande oviss men jag vet att jag kommer att återvända till London. Jag har fått en anställning med startdatum i september och jag ser mycket fram emot att påbörja min professionella karriär i London. Jag är tacksam för tiden jag fick spendera tillsammans med teamet på Svenska Handelskammaren och det nätverket som jag byggt upp under min tid. Mina förutsättningar ut i arbetslivet är mycket bättre idag än vad det var för ett år sedan och det är tack vare Stipendiefonden för Svensk Utlandsungdom och Svenska Handelskammaren.
